7 passos estratégicos para captação de 2025/2

No ciclo do ensino superior, o segundo semestre traz uma dinâmica própria à captação de alunos. Não é apenas um “novo desafio”, mas sim um momento que exige planejamento de alto nível, criatividade e precisão – afinal, as janelas para atrair e converter candidatos são mais curtas e os volumes, geralmente menores do que no início do ano. Neste contexto, extrair o máximo valor de cada esforço investido é o diferencial para crescer e manter-se competitivo no mercado.

Processos tradicionais, como campanhas publicitárias (online e offline), seguem sendo amplamente utilizados e continuam a ter papel relevante nos vestibulares e outras formas de ingresso. No entanto, a rápida evolução do comportamento do estudante, a multiplicação de canais digitais e a busca por resultados mais sustentáveis mostram que é cada vez mais estratégico diversificar as abordagens. Estratégias menos convencionais – mas já comprovadas – alimentam o tráfego orgânico para o site da IES, contribuem para a reputação institucional e, quando bem executadas, trazem impacto direto no número de matrículas. Experiências recentes no Grupo Crátilo comprovam: para alguns de nossos clientes, canais digitais como inbound marketing, SEO, CRM e otimização de site já respondem por até 40% das matrículas, possibilitando não só um aumento dos alunos ingressantes, mas também redução consistente do orçamento de marketing – menos custo e mais resultado.

A seguir, compartilho sete passos estratégicos que, quando integrados ao planejamento institucional, potencializam significativamente os resultados das captações de meio de ano. Cada um deles contribui para fortalecer a atuação das IES em cenários desafiadores, ampliando tanto o alcance quanto a eficiência dos processos de atração e conversão de novos alunos.

1. Inteligência de mercado (pesquisas e diagnósticos institucionais)

O ponto de partida de qualquer estratégia vencedora é conhecer profundamente o próprio cenário. Ainda é perceptível que o setor educacional utiliza muito pouco inteligência de dados e raramente investe na realização de pesquisas de mercado robustas ou diagnósticos internos detalhados. Com isso, decisões acabam pautadas no histórico ou na intuição, sem considerar mudanças de perfil do estudante, novas oportunidades ou ameaças emergentes.

Mapear demandas de cursos, entender hábitos dos possíveis candidatos, conhecer as estratégias dos concorrentes e realizar auditorias especializadas que identifiquem as fortalezas e fragilidades institucionais são processos que, além de embasar a comunicação, direcionam ajustes operacionais para maximizar o desempenho em cada ponto do funil de captação e experiência do aluno.

2. Inteligência comercial

Muitas vezes associada apenas a descontos e políticas de preço, a inteligência comercial vai muito além disso. Trata-se do desenho e execução de políticas comerciais inteligentes, conduzidas por equipes alinhadas e bem preparadas para aplicar as melhores práticas em cada etapa do ciclo do aluno. No segundo semestre, especialmente, o papel consultivo do comercial ganha destaque: mais do que “vender” cursos, é preciso identificar, lapidar e despertar no público potencial o interesse pelo ensino superior – muitas vezes, em perfis que não haviam sequer cogitado essa possibilidade.

Definir políticas diferenciadas para públicos distintos, valorizar o ticket médio ao evitar descontos indiscriminados, gerir um calendário comercial anual com ações recorrentes junto a empresas, escolas, parceiros regionais e ex-alunos, além de trabalhar parcerias contínuas e presenciais na comunidade são prioridades que, no dia a dia da Crátilo, se mostram decisivas para o sucesso. O comercial, neste cenário, precisa agir de forma estratégica durante o ano inteiro – não apenas nos meses de vestibular – para manter o funil aquecido, criar novas oportunidades e garantir bons índices de conversão.

3. Tráfego pago

O investimento em tráfego pago, por meio de anúncios em plataformas como Google, Facebook, Instagram e outras redes, continua sendo fundamental para ampliar o alcance e gerar resultados rápidos. A inteligência está em segmentar corretamente os públicos, definir objetivos realistas, administrar o orçamento com precisão e, acima de tudo, otimizar continuamente as campanhas com base nos retornos reais de cada canal.

É importante ir além do simples impulsionamento de posts, trabalhando campanhas segmentadas por interesses, localização, comportamento e até remarketing para leads que já demonstraram intenção em ciclos anteriores. Com estratégias bem desenhadas, o investimento em mídia paga potencializa o volume de visitas ao site e, conectada às demais ações do funil, pode ser decisiva no aumento dos cadastros qualificados.

Porém, o diferencial está em acompanhar constantemente o desempenho de cada campanha, ajustar lances e criativos, e integrar as ações de mídia ao CRM. Somente dessa forma o dinheiro investido realmente se transforma em alunos matriculados – e não apenas em cliques.

4. Estratégias de SEO

Otimizar o site da IES para os mecanismos de busca (SEO) é muito mais do que trabalhar palavras-chave: trata-se de construir presença digital relevante, tornando o portal institucional referência quando o assunto é informação sobre cursos, vestibulares, estrutura de ensino e perspectivas de carreira. Estruturar conteúdos ricos em informações, responder dúvidas frequentes de maneira didática e atualizar constantemente páginas e blogs contribui diretamente para que o site ocupe posições de destaque nos buscadores.

Assim, potenciais alunos que pesquisam espontaneamente sobre educação na região encontram naturalmente o site da IES, aumentando o tráfego qualificado a um custo praticamente zero no longo prazo. A eficiência dessa estratégia se mostra especialmente relevante quando há limitação de orçamento para mídia tradicional, já que o tráfego orgânico capta públicos que confiam mais em resultados não patrocinados.

5. Performance de site (CRO)

A sigla CRO (“Conversion Rate Optimization”, ou Otimização da Taxa de Conversão) traz um princípio claro: cada visitante do site é uma oportunidade única, e a experiência que ele vivencia ali pode ser a diferença entre a inscrição efetivada ou o abandono. Isso envolve desde a clareza da navegação e a velocidade de carregamento das páginas até a facilidade de preencher um formulário de inscrição.

Na prática, pequenas mudanças podem gerar resultados expressivos: simplificar um formulário, inserir chamadas objetivas (“inscreva-se agora”), destacar diferenciais dos cursos e até utilizar chats automatizados ajudam a converter mais visitantes em candidatos efetivos. Em nosso portfólio, já observamos aumentos superiores a 30% nas conversões após ajustes simples nesse sentido.

6. Inbound Marketing

O Inbound Marketing representa uma virada de mentalidade: menos interrupção, mais atração e construção de relacionamento. O método consiste, essencialmente, em entregar valor antes mesmo de pedir uma ação ao possível aluno, usando conteúdos educativos, depoimentos reais, dicas de carreira, vídeos, e-books e jornadas interativas.

Ao oferecer artigos sobre escolha profissional, vídeos com histórias de ex-alunos e minicursos ou simulados gratuitos, por exemplo, a IES se posiciona não apenas como uma opção de ensino, mas como uma fonte legítima de informação e apoio na decisão do futuro estudante. Com isso, constrói-se um relacionamento de confiança que evolui naturalmente para a inscrição.

Outro benefício estrutural do inbound é que ele não apenas amplia a base de leads – gera contatos mais engajados e qualificados, aumentando o aproveitamento das ações do comercial e tornando o investimento em captação muito mais eficiente. A consolidação desses fluxos ao longo dos anos tem sido, para muitos de nossos clientes, a ponte para ampliar o número de matrículas sem inflar o orçamento de mídia.

7. Réguas de relacionamento (CRM)

Implementar réguas de relacionamento inteligentes por meio de um sistema de CRM (“Customer Relationship Management”) é garantir que nenhum interessado seja esquecido no funil, recebendo sempre comunicações personalizadas e adequadas ao seu estágio. O uso de fluxos automatizados permite, por exemplo, que um aluno que parou no meio da inscrição receba rapidamente uma mensagem personalizada, seja via e-mail ou WhatsApp, com orientações para retomar o processo.

Além disso, segmentar os envios conforme o perfil, o interesse demonstrado e as interações anteriores com a IES potencializa o engajamento. A automação traz ganho operacional, mas também aumenta os índices de conversão e fortalece o vínculo entre instituição e candidato, já que o processo se torna muito mais humano e responsivo. Possibilita, ainda, ações de pós-matrícula, reduzindo evasão e alimentando novos ciclos de captação com indicações, repetição de matrícula e retenção.

Considerações finais

A construção de resultados consistentes em captação de alunos não acontece por acaso: é reflexo de um processo inteligente, multidisciplinar e afinado com a evolução do comportamento do público e as particularidades do mercado educacional brasileiro. Não basta “fazer mais do mesmo” – especialmente quando a concorrência cresce e as demandas dos estudantes mudam rapidamente. É necessário orquestrar estratégias em vários níveis: inteligência de mercado, refinamento comercial, sólido relacionamento digital, comunicação segmentada e, acima de tudo, o emprego de tecnologias e dados para apoiar todas as decisões.

Tenho acompanhado de perto, junto ao Grupo Crátilo e parceiros de diferentes regiões e portes, como a adoção dessas práticas transforma não só a eficiência dos investimentos em marketing, mas também o posicionamento institucional das IES diante de seus públicos e comunidades. Metodologias baseadas em dados, conteúdo e relacionamento, quando bem implantadas, não apenas diversificam as fontes de matrículas, mas criam bases muito mais sólidas – alunos mais engajados, maior retenção e captação menos dependente de grandes budgets publicitários.

O momento da captação do meio do ano exige visão ampla, criatividade para explorar oportunidades, capacidade de adaptação e, principalmente, liderança para unir todas essas ações num plano coeso. É esse olhar estratégico e integrador que tenho buscado levar ao setor educacional, mostrando que os melhores resultados vêm do equilíbrio entre tradição e inovação.

Se você acredita no potencial transformador de um marketing educacional inteligente e quer preparar sua instituição para um novo patamar de desempenho, estou totalmente à disposição para compartilhar experiências, aprofundar conceitos e cocriar soluções sob medida para o seu contexto.

Vamos conversar e juntos elevar o sucesso da sua IES na captação de 2025/2!